Semaine 09 – 06 Juillet au 12 Juillet                

 

Mission principale de la semaine : prendre contact avec les prestataires (principalement hôtels) suite à une demande d'un groupe brésilien. Le groupe souhaite se rendre à Tallinn, pour un évènement spécial qui se déroule en Août 2016, le "World Masters Orienteering Championship", un championnat mêlant courses d'orientation, marathons, courses à pied, etc, sur des circuits en boucle au départ et à l'arrivée de Tallinn. Même s'il s'agit d'une demande pour l'année prochaine, j'ai eu beaucoup de mal à trouver un hôtel disponible, beaucoup étant déjà réservés un an à l'avance pour cet évènement. 

 

Mes missions : établir après recherche sur Internet une base de données de tous les hôtels à Tallinn et dans les environs, hôtels 3 étoiles, 4 étoiles, puis 5 étoiles.

 

Une fois la base de données finie, j'ai du entrer en contact avec tous les hôtels  en  question   afin  de   connaître   leurs   prix   et  leurs dispo-

nibilités. Pour me faciliter la tâche j'avais envisagé écrire un mail général à envoyer à tous les hôtels, malheureusement, impossible ! Le plus important étant de ne pas montrer à un hôtel qu'on en contacte plusieurs autres, il a fallu changer deux ou trois détails à chaque fois, donc envoyer les mails un par un !

Les demandes envoyées, il ne reste plus qu'à attendre les réponses, les classer par ordre de priorité, négocier les délais de rétrocession, etc.

 

Enfin, et le plus long, il m'a fallu créer une feuille de calcul de tous les hôtels disponibles et nous ayant communiqué leurs prix. Pour connaître la commission que se fera l'entreprise et le prix de vente final, il a fallu comparer, comparer, et encore comparer, entre les prix affichés sur les sites Internet des hôtels, les prix affichés par les HRS (Hotels Reservation Services), et les prix communiqués par les hôtels. Tâche un peu répétitive par moment, mais intéressante, et importante dans l'élaboration de l'offre finale pour le client.

 

En plus, si avant j'étais plus tuteuré et chaque mail était d'abord vérifié par un de mes tuteurs, cette fois j'avais carte blanche pour communiquer avec les hôtels comme bon me semble ! Un peu stressant de se lancer la première fois dans ce genre de contact, mais au final ce n'est pas trop compliqué, et sentir plus de responsabilités est très intéressant ! Semaine très instructive en somme !

                    Semaine 10 – 13 Juillet au 19 Juillet                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bilan de la semaine : intéressante, instructive sous de nombreux points, mais un peu irritante et épuisante, entre refaire constamment un programme pour le même client, et contacter les prestataires en polonais. Au moins, après ça, je me sens capable de tout entreprendre ! :)

              Semaine 11 – 20 Juillet au 26 Juillet                      

 

Une des semaines les plus fastidieuses, et avec des missions peut-être un peu moins intéressantes, même s'il s'agit encore ici de missions très importantes pour la vie économique de l'entreprise. J'ai été principalement en charge de mettre en ligne une base de données de Tours Opérateurs et agences de voyages japonaises opérant en Europe Centrale et Europe de l'Est. 

 

La plus grosse difficulté de cette opération est que même s'il est facile de trouver les sites Internet de plusieurs agences japonaises, il n'y pratiquement JAMAIS de coordonnées, ou d'email de communiqués. Allez savoir pourquoi, il semblerait que les japonais ont cherché à se protéger de tout spam et autre mail indésirable en ne communiquant jamais directement l'adresse email principale de l'entreprise. Au lieu de ça, on est constamment obligé de passer par un formulaire de contact, uniquement destiné aux clients souhaitant poser une question.

 

 

Heureusement il existe certains sites d'associations du tourisme japonaises répertoriant plusieurs entreprises, ce qui facilite un peu la tâche. Sinon, j'ai aussi envisagé contacter les entreprises via le formulaire de contact même si la plupart du temps cette démarche est infructueuse, le message étant automatiquement considéré comme indésirable, et la réputation de l'entreprise baissant pour les entreprises nippones. 

 

A envisager, pour ma carrière future : prendre des cours d'informatiques basés sur le codage et le décryptage d'informations. Ainsi, je pourrai trouver l'adresse email à laquelle est envoyée la requête sous forme de formulaire de contact, comme ça nul besoin d'effectuer toute cette procédure fastidieuse, et un certain temps pourrait être gagné en obtenant directement, même si ce n'est pas forcément de la manière la plus "correcte" qui soit, l'adresse mail désirée.

            Semaine 12 – 27 Juillet au 02 Août                     

 

Heureusement,  finies  les  recherches  pour  la  base  de  données  des  entreprises  japonaises,

du  moins pour le moment ! Au programme  de la  semaine : un  groupe  brésilien  effectue  une

demande  pour  une  route  touristique  de  Pologne   (au  choix le  Sud, le  Nord  ou l'Ouest). La

tâche  principale   est  d'élaborer  un  itinéraire  cohérent,  maximisant  les  temps  de  visite en

minimisant les temps de transport d'un point A à un point B.

 

Pour la route Sud : 

 

Varsovia → Kazimierz Dolny → Lublin → Sandomierz → Cracovia→ Zalipie → Wieliczka → 

Zakopane → Czestochowa → Varsovia. Voir carte

 

Pour la route Nord :

 

Varsovia → Zelazowa Wola → Torun → Leba Dunas → Gdansk → Triciudad (Gdansk Oliwa, Sopot,

Gdynia) → Malbork → Grunwald → Varsovia. Voir carte.

 

Pour la route Ouest : 

 

Varsovia → Poznan → Kórnik → Rogalin → Wroclaw → Swidnica → Ksiaz → Lodz → Varsovia.

Voir carte.

 

 

 

 

Une  fois  l'itinéraire terminé, la  dernière  chose  à  faire est d'élaborer et rédiger  une  offre à  envoyer  au client  sous  forme de brochure.

Sous  demande  de  la clientèle, j'ai  été  en  charge  de  rédiger toute  l'offre  en  espagnol  sur  les  trois  routes  touristiques  envisagées.

En dehors de la rédaction en espagnol qui m'a un peu compliqué la tâche, la rédaction est assez simple. Sont à prendre en considération la mise en page afin de rédiger quelque chose de professionnel, contenant suffisamment de visuels mais pas surchargé non plus, respecter un agencement standard à l'entreprise, et savoir dans le contenu mettre en valeur les visites et excursions en conformité avec les désirs du client : si celui-ci est plutôt intéressé par des visites d'ordre culturel, insister sur ce côté là, ne pas hésiter à mentionner des évènements ponctuels pendant la période de séjour tels que festivals, commémorations, etc, s'il est plus intéressé par des randonnées et excursions en nature, mentionner les sites inscrits comme Réserve de la Biosphère UNESCO, etc...

 

Finalement, je constate enfin un point positif du stage à Barcelone (dommage que je ne puisse le constater qu'en ce moment), la pratique de l'espagnol m'aura permis de mieux maîtriser la langue, me permettant de rédiger une offre à une clientèle hispanophone, clientèle très importante en Pologne, et dans le monde entier également.